MBA職場(chǎng)：最簡(jiǎn)單高效時(shí)間管理法 工作生活雙贏(yíng)

　　世界上有一些人非常有條理，他們會(huì )把每一分鐘都安排好，嚴格按照計劃辦事。另一些人則和我們一樣，雖然也會(huì )做計劃，但做事不一定會(huì )按計劃來(lái)。

　　當然，世事變幻莫測，我們必須隨機應變。對那些工作變數較大的人來(lái)說(shuō)，時(shí)間管理不能是死板僵化、不知變通?的。

要想簡(jiǎn)化時(shí)間管理，就必須避免太僵化或太復雜的日程安排。

　　一、靈活的日程安排，掌控你的生活

　　有些人每天的時(shí)間都被卡得死死的，希望日程安排能靈活一些。小編對他們的建議是，盡可能簡(jiǎn)化時(shí)間管理，與其讓日程安排掌控你的生活，不如學(xué)會(huì )活在當下。

　　具體要怎么做呢?首先，不要安排預約。有些人可能會(huì )大吃一驚，但這可不是什么新點(diǎn)子，而且對大多數人都適用。如果有人想提前預約，告訴他你不接受預約，讓他在想見(jiàn)你的時(shí)候提前一點(diǎn)打電話(huà)過(guò)來(lái)，看看你有沒(méi)有空。如果你有空，就和他見(jiàn)面。如果你想多做點(diǎn)正事的話(huà)，小編建議你把預約減到最少。有些活動(dòng)是你可以記在日程安排上，但不一定要去參加的。這樣一來(lái)，你就可以看見(jiàn)自己還有哪些選項，而不是讓日程安排掌控你的生活。不過(guò)，小編還是建議不要在日程安排上寫(xiě)太多東西。

　　如果不安排日程，你該做些什么呢?弄清任務(wù)的優(yōu)先次序，據此決定你應該做什么事，可以投入多少時(shí)間和精力。

　　學(xué)會(huì )活在當下，每次只專(zhuān)注于一項任務(wù)，完全沉浸在工作中。如果你對某項任務(wù)毫無(wú)熱情，那就找件感興趣的事去做。你對任務(wù)越有熱情，投入的精力就會(huì )越多，最終結果也就會(huì )越好。

　　完全沉浸在工作中，這種現象叫作“忘我”。無(wú)論是在科學(xué)界還是產(chǎn)業(yè)界，這種現象最近都受到了極大的關(guān)注。人們發(fā)現，“忘我”的狀態(tài)能讓人提高效率，感到幸福。從根本上說(shuō)，“忘我”就是一種全情投入的精神狀態(tài)。當你全身心投入工作時(shí)，仿佛周?chē)囊磺卸枷Я?，你?huì )忘掉時(shí)間。我們都或多或少有過(guò)這樣的經(jīng)歷，但關(guān)鍵是如何有意識地進(jìn)入這種狀態(tài)。

　　進(jìn)入“忘我”狀態(tài)的方法如下：

選擇你熱愛(ài)的工作。如果你對某件事毫無(wú)興趣，就不可能做到“忘我”。

選擇有挑戰性的任務(wù)，但也別太難。如果任務(wù)太難，你會(huì )很難沉浸其中;如果任務(wù)太容易，你則會(huì )覺(jué)得無(wú)聊。

　　排除雜念。盡量不去想別的事，集中精力完成手頭的任務(wù)。排除所有干擾因素，比如電話(huà)、電子郵件通知、即時(shí)消息、辦公桌或電腦桌面上的雜物。

　　沉浸在工作中。一旦開(kāi)始工作，就一門(mén)心思撲在上面，把其他東西統統忘掉，讓周?chē)氖澜缏?，充滿(mǎn)激情地工作，享受其中的樂(lè )趣。請注意，你可能會(huì )忘記時(shí)間，耽誤下一個(gè)預約。這就是為什么我建議你不要安排太多的預約。

 　　二、每天早上先決定當天任務(wù)，弄清優(yōu)先次序

　　如果你的日程安排很靈活，你怎么知道某一時(shí)刻該做什么事?答案就是，弄清任務(wù)的優(yōu)先次序?；仡^看看《少做一點(diǎn)不會(huì )死》中提到的“頭等要務(wù)”吧。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，你每天早上第一件事就是決定當天要做什么任務(wù)。列一份“簡(jiǎn)短清單”，寫(xiě)下你最想完成的三件事，也就是你的三項“頭等要務(wù)”。

　　你可以再列一份清單，寫(xiě)下你想批量處理的小任務(wù)(留到當天晚些時(shí)候再做)。當然，你當天應該重點(diǎn)關(guān)注寫(xiě)著(zhù)三項“頭等要務(wù)”的清單，讓這份清單，而不是日程安排，掌控你一天的生?活。

　　弄清優(yōu)先次序之后，接下來(lái)最關(guān)鍵的就是專(zhuān)注。我強烈建議你一次只專(zhuān)注于一件事。為了完成清單上的三項“頭等要務(wù)”，你需要依次把全部精力投入每一項任務(wù)，做完一項再做下一項。對于喜歡同時(shí)處理多項任務(wù)的人來(lái)說(shuō)，這是一個(gè)巨大的改變。這么做不但更有效率，也更輕松。

　　如果你喜歡在多項任務(wù)之間來(lái)回切換，可能得花一點(diǎn)時(shí)間才能習慣一次只做一項任務(wù)。不過(guò)沒(méi)關(guān)系，如果你發(fā)現自己分心了，只需要把思緒拉回手頭的工作就行。堅持下去，你很快就能輕松地解決“頭等要務(wù)”了。

　　做手頭的工作時(shí)，你可能會(huì )想到接下來(lái)要做的事，可能會(huì )有同事來(lái)請你幫忙，也可能腦子里會(huì )蹦出新點(diǎn)子。千萬(wàn)不要讓這些想法和請求掌控你的生活。你可以把中途插進(jìn)來(lái)的任務(wù)或想法記下來(lái)，等到晚些時(shí)候再處理，而不是當時(shí)就切換思維。

你可以寫(xiě)在紙上、筆記本上或電腦文檔里(具體看你把三項“頭等要務(wù)”寫(xiě)在了什么地方)，然后繼續做手頭的工作。完成手頭的工作后，再去翻一翻任務(wù)清單，看看你接下來(lái)該做什么。

三、刪減任務(wù)，只關(guān)注投入產(chǎn)出比高的任務(wù)

　　你的任務(wù)越少，就越不需要費神安排先后次序。如果只關(guān)注投入產(chǎn)出比最高的任務(wù)，你就會(huì )更輕松，也更高效。你只需要用到最簡(jiǎn)單的工具，壓力自然會(huì )減少。我認為，這就是成功的關(guān)鍵。

　　其實(shí)，任務(wù)管理和其他組織管理沒(méi)什么不同。我的理念是，在做安排之前先刪減任務(wù)。如果你眼前只有三件任務(wù)，而不是二十件任務(wù)，就根本不需要去安排。從時(shí)間管理的角度來(lái)看，你應該把需要做的事減到最少。你可以刪除任務(wù)，轉交他人，也可以努力拖延或拒絕接手。如果你始終專(zhuān)注于簡(jiǎn)化、減少和刪除，專(zhuān)注于最重要的東西，剩下來(lái)的事情就很簡(jiǎn)單了。

 　　四、批量處理任務(wù)

　　除了三項“頭等要務(wù)”，你每天還有一些小任務(wù)需要完成。關(guān)鍵在于：

　　1.小任務(wù)的優(yōu)先級不能高于“頭等要務(wù)”;

　　2.盡可能地批量搞定，節省時(shí)間。電腦程序員稱(chēng)這一招為“批量處理”，也就是把相似的任務(wù)攢起來(lái)，一口氣搞定。

　　這么做能省下在任務(wù)之間切換的時(shí)間，避免一會(huì )兒做重要任務(wù)，一下子打電話(huà)、發(fā)郵件、開(kāi)項目會(huì )議，一會(huì )兒又去打電話(huà)。你只需要先把重要的任務(wù)做完，然后一口氣把電話(huà)打完，再一口氣把郵件發(fā)完。減少切換，就減少了復雜性、節省了時(shí)間、簡(jiǎn)化了日程安排。

　　把這種“批量任務(wù)”寫(xiě)在待辦事項清單上，就寫(xiě)在三項“頭等要務(wù)”下方。你可以給這種任務(wù)分分類(lèi)(比如電話(huà)、電子郵件等)，也可以只列一份“批量任務(wù)”清單。

　　小編強烈建議你晚些時(shí)候再處理這些任務(wù)，而不是每天一大早就做。一天之計在于晨，把早晨最好的時(shí)光留給“頭等要務(wù)”，先把它們做完，然后再集中精力，盡量一口氣搞定其他任務(wù)。

　　什么樣的任務(wù)適合批量處理?小編的建議如下：

　　打電話(huà)。不要整天都忙著(zhù)打電話(huà)，把需要打的電話(huà)列出來(lái)，然后一口氣打完。小編通常會(huì )留出三十分鐘打電話(huà)，但你的需求可能和小編不一樣。你也可以只在固定的時(shí)間接電話(huà)，把其他時(shí)間打來(lái)的電話(huà)都轉到語(yǔ)音信箱。這能讓你集中精力完成重要的任務(wù)，而不是時(shí)不時(shí)被別人的電話(huà)打斷。

　　查郵件。對大多數人來(lái)說(shuō)，這都是個(gè)大問(wèn)題。電子郵件已經(jīng)變得越來(lái)越重要，一不小心就可能掌控我們的生活。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，你只需在每天固定的時(shí)間查郵件，就能實(shí)現批量處理。小編建議每天查兩次，比如上午十點(diǎn)和下午四點(diǎn)。如果你覺(jué)得其他時(shí)間更合適，也沒(méi)問(wèn)題。千萬(wàn)不要每天早上第一件事就是查郵件，不然你就可能被電子郵件纏住，無(wú)法完成重要任務(wù)。