預算管控成就"主動(dòng)式管理"

其實(shí)，預算管理的問(wèn)題應該從預算執行的一開(kāi)始就實(shí)行控制。企業(yè)應當通過(guò)建立“費用管控信息系統”，支持各級領(lǐng)導和責任部門(mén)實(shí)現成本費用“主動(dòng)式管理”，實(shí)現成本支出的“事前預算控制，事中審批控制，事后核算分析”的一體化管理。

1.自動(dòng)化管理實(shí)現事前控制

企業(yè)預算執行情況不力的原因有很多，最主要原因是企業(yè)在預算執行之初未將事前控制工作做到位，從而導致超預算的情況時(shí)有發(fā)生。

“當下屬企業(yè)或者部門(mén)發(fā)現超預算時(shí)往往已經(jīng)晚了，一些本應節約不該花出去的錢(qián)由于年初預算充足而支付出去，影響了年末正常業(yè)務(wù)的開(kāi)展;還有一些單位盡管做了預算編制，但當某一項費用預算不夠的時(shí)候，就挪用別的費用的預算。”德潤財務(wù)顧問(wèn)如是說(shuō)。

“企業(yè)之中更有甚者，根本不清楚自身的預算。費用發(fā)生了，只要公司領(lǐng)導批準，就能入賬。問(wèn)題的核心并不在于是否可以入賬，而是在于公司的高層管理者很少會(huì )在簽字的時(shí)候詢(xún)問(wèn)一下預算的剩余情況。”

上述情況是企業(yè)預算編制與執行情況脫節的一個(gè)縮影。

從長(cháng)遠來(lái)看，解決上述問(wèn)題的關(guān)鍵在于企業(yè)應該在全公司的范圍內，對每個(gè)費用項目制定一個(gè)統一的審批權限，凡是發(fā)生的費用都要按照審批權限的要求嚴格執行審批。

“費用管控信息系統的重點(diǎn)是對費用審批流程以及預算控制的自動(dòng)化管理，系統要根據費用事項的不同、授權審批限額等條件的不同，將符合預算要求的費用申請自動(dòng)提交到下一審核節點(diǎn)，將合規性以及預算檢查提前到申請環(huán)節由系統自動(dòng)完成，減少人工判斷、避免人為干預。”

2.統一管控，分級授權

對于集團企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于規模龐大，各成員企業(yè)之間的業(yè)務(wù)差別比較大，制定統一的預算分配和管理策略很難適應所有成員企業(yè)的預算控制要求，這就需要集團在對成員企業(yè)預算控制目標進(jìn)行統一要求的基礎上，按照“分級授權、權責對應”的原則，授權各公司自行制定預算分配和管理策略，預算控制策略主要涉及“控制部門(mén)”與“控制期間”的設置。

對于一個(gè)公司內部的預算管理，可以細化為分解控制和歸口控制兩種策略，即將預算下發(fā)到各個(gè)部門(mén)或找一個(gè)歸口部門(mén)統一管理。

在業(yè)務(wù)的開(kāi)展中，如果某一部門(mén)的預算不夠，而公司內其他部門(mén)的預算還有剩余，則各個(gè)公司的預算管理員可以在公司領(lǐng)導批準后進(jìn)行內部調整;如果某一費用全公司都沒(méi)有預算了，需要上級或者集團追加預算時(shí)，則可以通過(guò)全面預算系統的下?lián)茴A算進(jìn)行導入并進(jìn)行預算的下達分解。

另外，大型集團企業(yè)內部各成員單位的管理水平不一樣。對于基礎比較好的單位，可以將預算細化到按月控制。按月控制意味著(zhù)單位需要在平時(shí)嚴格進(jìn)行預算滾動(dòng)管理并實(shí)施總體控制，即前一個(gè)月使用不完的預算可以滾動(dòng)至下一個(gè)月繼續使用。而在遇到年中某一月份需要大量開(kāi)支的時(shí)候，按月控制的單位可以進(jìn)行跨月調整，將后面月份的預算挪至當月使用，避免精細化管理影響到緊急特殊事宜的處理。

3.業(yè)務(wù)財務(wù)一體化管理

無(wú)論是自動(dòng)化管理還是分級授權，其核心在于企業(yè)需要通過(guò)將財務(wù)管理推進(jìn)到業(yè)務(wù)前端來(lái)實(shí)現全面財務(wù)預算管控。

企業(yè)應當通過(guò)支出申請與審批的電子化，全面、及時(shí)地采集各類(lèi)成本費用的信息。通過(guò)從業(yè)務(wù)部門(mén)采集到的信息，各級企業(yè)成本費用的責任部門(mén)和歸口管理部門(mén)實(shí)時(shí)掌握各項預算的開(kāi)支情況，從而解決財務(wù)信息反饋的滯后性問(wèn)題，實(shí)現“由事后的被動(dòng)管理，到事前的主動(dòng)控制”。

“同時(shí)，企業(yè)需要通過(guò)流程的再造和優(yōu)化，使系統與預算管理系統、核算系統等信息系統無(wú)縫對接，實(shí)現支出申請、審批、支付與集成記賬的閉環(huán)管理。企業(yè)通過(guò)閉環(huán)管理可以減少數據的重復錄入，避免數據落地處理，切實(shí)提升財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化水平，提高管理工作效率和財務(wù)信息的質(zhì)量。”

“費用管控信息系統”是一個(gè)企業(yè)全員參與的系統，通過(guò)系統建設，企業(yè)不僅提高了財務(wù)部門(mén)的能力，同時(shí)更加提高了企業(yè)全員財務(wù)管理的水平。

“同時(shí)，‘費用管控信息系統’的覆蓋范圍要超過(guò)單獨的全面預算系統或者是核算系統，更重要的是，該系統在兩者之間起了一個(gè)很好的橋梁作用。比如在企業(yè)的預算、核算以及辦公自動(dòng)化平臺之間形成強大的集成網(wǎng)絡(luò )。同時(shí)，‘費用管控信息系統’還具備很大的延展性，讓精細化管理的理念落實(shí)到企業(yè)的每一個(gè)角落。”