MBA備考:時(shí)間管理守則

　1.記錄下自己的時(shí)間使用情況，而不是憑記憶

　　我們常以?xún)H僅依靠自己的記憶，就可以說(shuō)清楚時(shí)間是怎么花掉的。實(shí)際上，并非如此。管理大師德魯克曾做過(guò)一個(gè)實(shí)驗，請一些自認為記憶力很強的管理者將自己怎么使用時(shí)間的情況寫(xiě)下來(lái)，然后將它們暫時(shí)保存起來(lái)。與此同時(shí)，又請這些管理者把自己時(shí)間的實(shí)際使用倩況記錄下來(lái)。過(guò)了幾周或數月后發(fā)現，他們所記錄的時(shí)間的實(shí)際使用情況，與他們最初寫(xiě)下來(lái)的情況相去甚遠。

　　其實(shí)，關(guān)于時(shí)間的使用問(wèn)題，記錄要比記憶可靠得多。做完記錄以后，每月定期檢查，有必要不斷地根據實(shí)際情況重新考慮并修訂他們的時(shí)間安排。這也是是一種時(shí)間管理練習，只有通過(guò)反復練習才能學(xué)會(huì )有效地使用自己的時(shí)間，也只有反復不斷地作出努力來(lái)能管好自己的時(shí)間，才能避免對自己時(shí)間安排計劃的偏離。

　　2.堅決摒棄浪費時(shí)間的活動(dòng)

　　墨菲第二定律:你所花費的時(shí)間永遠比你想象的要多。因此要實(shí)現對時(shí)間的有效管理，需要找出自己的哪些活動(dòng)是浪費時(shí)間、不產(chǎn)生效果的，并盡可能將這些活動(dòng)從時(shí)間表上排除出去。要做到這一點(diǎn)，可以向自己提出一些問(wèn)題來(lái)進(jìn)行診斷。

　　比如對記錄上的所有活動(dòng)仔細地進(jìn)行審察：“如果根本不做這件事，將會(huì )怎么樣?”假如審察下來(lái)的結果是“沒(méi)有關(guān)系"的話(huà)，那么結論就很明白：以后就不要再做這件事了。其實(shí)，很多時(shí)候只要學(xué)會(huì )說(shuō)個(gè)“不”字，問(wèn)題就容易解決得多了。

　　3.麥肯錫管理時(shí)間的兩張表格

　　(1)作息時(shí)間表

麥肯錫高效安排時(shí)間的四大法則：吃飯的時(shí)候吃飯;睡覺(jué)的時(shí)候睡覺(jué);工作的時(shí)候工作;休閑的時(shí)候休閑。道理很簡(jiǎn)單，可是能堅持下來(lái)卻不容易。此外麥肯錫認為在日常工作中很多浪費時(shí)間的情況完全是可以避免的，比如說(shuō)在飲水機前逗留太長(cháng)時(shí)間聊天;閱讀一些與工作相關(guān)度不大的報刊雜志;講話(huà)沒(méi)有重點(diǎn)，還長(cháng)篇大論;事情一拖再拖，總想著(zhù)來(lái)日方長(cháng)。很多時(shí)候都是這些日常的小事讓我們放松警惕，俗話(huà)說(shuō)：千里之堤，潰于蟻穴，生活中一些小習慣往往可能決定成敗。

　　(2)工作進(jìn)度表

　　在確定工作計劃之后，要持續跟進(jìn)。麥肯錫給出了以下幾點(diǎn)建議：①列出立即可做的事情，從最簡(jiǎn)單、用很少的時(shí)間就可以完成的事情開(kāi)始;②利用對事情持續五分鐘的心理熱度，著(zhù)手開(kāi)始做已經(jīng)拖延的事情，可以每五分鐘休息一次，間隔期喝個(gè)咖啡或深呼吸，回頭欣賞自己的成就;③運用切香腸的技巧，將工作切分成幾個(gè)小的步驟，在一個(gè)工作日內完成;④在工作表上記下工作時(shí)間，包括工作開(kāi)始時(shí)間，預定完成時(shí)間和各階段完成期限。

　　4.一個(gè)整潔的桌面可以讓你事半功倍

　　桌面是否整潔能夠反映工作的條理性，凌亂的桌面不僅會(huì )讓我們在短時(shí)間內難以找到需要的文件，甚至還會(huì )丟失一些重要的文件，而且雜亂堆積的文件也會(huì )分散我們的注意力。

　　①把你辦公桌上所有與正在做的工作無(wú)關(guān)的東西清理出來(lái)，把立即需要辦理的找出來(lái)，放在辦公桌中央，其他的按照分類(lèi)分別放入檔案袋或者抽屜里。這樣做也可以提醒自己哪件事是最重要的，你要把所有精神集中在這件事上，不能讓其他工作影響你。

　　②一項工作做完后，一定要把與這項工作相關(guān)的資料收拾整齊，并按照類(lèi)別把它們放到合適的位置，千萬(wàn)不要把它們就這樣攤放在辦公桌上。從辦公桌上拿開(kāi)目前不需要的書(shū)籍文件，對它們可以按照重要性和先后順序的原則，進(jìn)行分類(lèi)。

　　③空閑時(shí)間的閱讀材料，也就是一些自己愛(ài)看的書(shū)、雜志、每日的報紙等等。這些最好看完之后就都放入自己的辦公柜中，不要讓它們在你工作的時(shí)候在你的面前擺著(zhù)，因為你的興趣很有可能把你從工作中移走，而且它們還會(huì )占據你本來(lái)就不大的有用空間。

　　④和你的工作相關(guān)的或者對你有用的客戶(hù)、媒體、出版社及其他各界朋友的名片或者來(lái)訪(fǎng)者所留姓名、電話(huà)、地址、電子郵件等，一定要分門(mén)別類(lèi)登記放好，以便隨時(shí)查閱。

　　5.利用科學(xué)的時(shí)間管理法訓練自己

　　如果自制力實(shí)在不夠，可以先利用一些科學(xué)的時(shí)間管理法來(lái)訓練自己，比如說(shuō)弗朗西斯科?西里洛的番茄工作法。使用番茄工作法，選擇一個(gè)待完成的任務(wù)，將番茄時(shí)間設為25分鐘，專(zhuān)注工作，中途不允許做任何與該任務(wù)無(wú)關(guān)的事，直到番茄時(shí)鐘響起，步驟如下：

　　1、每天開(kāi)始的時(shí)候規劃今天要完成的幾項任務(wù)，將任務(wù)逐項寫(xiě)在列表里2、設定你的番茄鐘，定25分鐘。3、開(kāi)始完成第一項任務(wù)，直到番茄鐘響鈴或提醒(25分鐘到)。4、停止工作，并在列表里該項任務(wù)后畫(huà)個(gè)X。5、休息3~5分鐘，活動(dòng)、喝水、方便等等。6、開(kāi)始下一個(gè)番茄鐘，繼續該任務(wù)。一直循環(huán)下去，直到完成該任務(wù)，并在列表里將該任務(wù)劃掉。7、每四個(gè)番茄鐘后，休息25分鐘。