MBA職場(chǎng)：總覺(jué)得時(shí)間不夠用？也許你需要這個(gè)思維方法

你有沒(méi)有過(guò)這樣的體驗：

做了詳細的Todo List，卻只能一直看著(zhù)它們變成”已過(guò)期”;想著(zhù)”今天一定要把這些事情做完”，下班了才發(fā)現還沒(méi)開(kāi)始;終于下定決心要全力以赴，卻老是被各種瑣事打斷……

很多人都有過(guò)這樣的苦惱：明明學(xué)了時(shí)間管理，也做了詳細的晨間日記、待辦事項、規劃和安排，但仍然覺(jué)得每天的時(shí)間都不夠用。該做的事情沒(méi)做，實(shí)際的效率也沒(méi)有提升。每天不知道忙些什么，下班了還剩一大堆瑣事，令人心煩。

更有甚者，做了詳盡的待辦事項，但每天有超過(guò)一半的任務(wù)都無(wú)法完成，只能眼睜睜地看著(zhù)它們變成”已過(guò)期”。日復一日，”過(guò)期”一欄，堆了滿(mǎn)滿(mǎn)當當的任務(wù)，比”已完成”的還要多。

這種情況，自然很容易令人泄氣。

實(shí)際上，我見(jiàn)過(guò)不少人，就是因為這樣，索性破罐子破摔，連待辦事項和規劃都不做了，眼不見(jiàn)為凈——反正做了也沒(méi)什么用，還徒增焦慮。后果呢?自然是生活越來(lái)越亂，效率更是不如從前。

為什么會(huì )這樣?是因為時(shí)間管理沒(méi)有效果嗎?

其實(shí)，是因為這些人，在最開(kāi)始的時(shí)候就錯了。

不妨考慮一個(gè)問(wèn)題：你每天能夠真正用來(lái)學(xué)習和工作的時(shí)間，有多少?

很多人會(huì )不假思索地回答：8個(gè)小時(shí)。朝九晚七，除去午休的兩個(gè)小時(shí)，剩下8個(gè)小時(shí)，看上去是沒(méi)錯。但實(shí)際上，真的有8個(gè)小時(shí)嗎?

其實(shí)，我們每個(gè)人對時(shí)間的掌控力，是非常差的。一方面，外界會(huì )有源源不斷的事件，來(lái)占用我們的時(shí)間和注意力。比如，老板突然叫你去辦公室里談話(huà)，同事臨時(shí)找你幫個(gè)忙，客戶(hù)又在微信上催你，開(kāi)發(fā)告訴你上次的需求需要延期……諸如此類(lèi)。

可以說(shuō)，你的位置越高，每天要面對的瑣事就越多。它們無(wú)窮無(wú)盡，無(wú)法避免。

另一方面的阻礙，則源于我們內在的自律能力。且不說(shuō)刷朋友圈，聊微信，看網(wǎng)頁(yè)，抑或發(fā)個(gè)呆，有誰(shuí)能夠保證在認真工作的時(shí)候，能夠從頭到尾保持100%的專(zhuān)注和心無(wú)旁騖?

這是不可能的。

心理學(xué)家把人的注意力分成”主動(dòng)注意”和”被動(dòng)注意”。前者是主動(dòng)集中注意力，后者是指對外界刺激自然而然的反應，無(wú)需刻意付出努力。

最簡(jiǎn)單的例子就是看劇。為什么很多人看劇，能夠一看幾個(gè)小時(shí)也不累?因為它的畫(huà)面、聲音和情節加在一起，構成了一種強有力的新鮮刺激，時(shí)刻在調動(dòng)著(zhù)我們的”被動(dòng)注意”。反之，當我們面對枯燥的工作時(shí)，就需要消耗認知資源，將注意力聚焦在工作上，摒除其它念頭和外界刺激的影響。這就是”主動(dòng)注意”。

主動(dòng)注意的時(shí)間一般都很短，大部分成年人也就是30分鐘左右。所以，你以為你在認真工作，其實(shí)大部分時(shí)間，都是無(wú)意識浪費掉的。那么，剩余下來(lái)的，能夠集中精力做事的時(shí)間，究竟有多少呢?

這一點(diǎn)因人而異。但通常來(lái)說(shuō)，如果能有50%的剩余，也就是每天4個(gè)小時(shí)，其實(shí)已經(jīng)相當不錯了。這就是癥結所在。你為每天安排了8小時(shí)的工作量，但實(shí)際上，你只有4個(gè)小時(shí)能夠去處理它們。當然會(huì )覺(jué)得不夠用。

如何解決這個(gè)問(wèn)題呢?

我采用的方法，是利用”減法思維”。

什么是”減法思維”?

人是一種非常奇妙的動(dòng)物：我們對于損失的敏感性，會(huì )遠遠高于獲得，也就是所謂的”損失厭惡”。舉個(gè)例子，丟了100塊，給人帶來(lái)的懊惱，會(huì )遠遠高于得到100塊帶來(lái)的快樂(lè )。

所以，如果你默認”每天有8小時(shí)工作時(shí)間”的話(huà)，那么，你就會(huì )無(wú)休止地沉浸于”損失厭惡”之中——因為在一天里面，所有發(fā)生的事情，都是在占用和消耗你的時(shí)間。

你會(huì )覺(jué)得：老板怎么這么煩，好像話(huà)永遠都說(shuō)不完;同事怎么這么笨，講這么清楚還聽(tīng)不懂;客戶(hù)怎么這么討厭，整天就知道催……

因為，這些事情都是”計劃外”的。每一次發(fā)生”計劃外”的事情，你都會(huì )感到：它們在占用我的時(shí)間，害我計劃好的事情，又做不了了。長(cháng)此以往，會(huì )很容易變得焦慮、煩躁——而這恰恰又是影響我們效率的另一個(gè)因素。

更好的方式是什么呢?是一開(kāi)始就告訴自己：

我沒(méi)有8小時(shí)可以用，我只有4個(gè)小時(shí)。

這樣一來(lái)，當這些計劃外的事情發(fā)生時(shí)，你就可以心平氣和地告訴自己：這些都在計劃之中，是本來(lái)就要去做的。

這樣，你就可以找回自己對時(shí)間的”掌控感”。

只要每天能留出4小時(shí)工作，你的計劃就沒(méi)有受到影響。在這個(gè)基礎上，每多個(gè)半小時(shí)、一小時(shí)，對你來(lái)說(shuō)，都是”賺了”。

曾經(jīng)有位媽媽在我的 Live 里面提問(wèn)，說(shuō)：和老人住在一起，上有老下有小，每天要服侍老人，照料孩子，非?，嵥?，幾乎沒(méi)有多少自己的時(shí)間。想學(xué)點(diǎn)東西，又會(huì )時(shí)不時(shí)地受到打擾。怎么辦?

我告訴她：在這種情況下，你就要轉變思維。不要覺(jué)得”服侍老人、照顧孩子”是在”占用自己的時(shí)間”，你應該把它們視作每天的硬性支出。試著(zhù)考慮：在排除了所有的這些事務(wù)之后，每天能剩下幾個(gè)小時(shí)?這些，才是真正”屬于你自己”的時(shí)間。

在這個(gè)基礎上，如果你能夠通過(guò)優(yōu)化流程、多線(xiàn)并用，縮短硬性支出，哪怕多省出15分鐘，也是你的盈余。這就是”減法思維”。

它的本質(zhì)，其實(shí)用一句話(huà)就能說(shuō)明：

如果今天就是你生命的最后一天，你會(huì )做些什么?

為什么叫”減法思維”呢?因為它就是將任務(wù)的安排，”減”到極限：如果我每天只能有4小時(shí)的時(shí)間工作，我應該如何安排自己的時(shí)間?

你會(huì )發(fā)現，一旦使用了這樣的思維方法，你看待時(shí)間、任務(wù)的方式，以及做規劃和執行時(shí)的心態(tài)，都會(huì )完全不一樣。你會(huì )變得更加平和，高效，更不容易感到焦慮和疲憊。因為你知道，你的時(shí)間，始終都在自己的”掌控”之中。

除此之外，”減法思維”，還有另外一種做法。

我們總是傾向于為一個(gè)任務(wù)安排較充盈的時(shí)間。比如，如果一項任務(wù)的最終 Deadline 是周五，我們往往會(huì )要求自己，在周四之前就把它做好。這樣，即使時(shí)間來(lái)不及，也可以有一天的時(shí)間順延。

但你有沒(méi)有發(fā)現：很多時(shí)候，即使我們安排了盈余時(shí)間，我們還是會(huì )拖到最后一刻才開(kāi)工。很多時(shí)候，用一星期做出的效率和質(zhì)量，并沒(méi)有比用一天做出的結果，好多少。

這是一種非常常見(jiàn)的現象。在項目管理里面，叫做”帕金森定律”。

它指的是：在一個(gè)組織里，人們總會(huì )傾向于把任務(wù)排滿(mǎn)所有的可用時(shí)間。

簡(jiǎn)而言之：如果一件事情的安排是較舒緩的，那么人們就會(huì )放慢做事的節奏，直到在時(shí)間即將結束時(shí)，才把它完成。究其原因，是因為，人永遠是懶惰的。除非極其重要、極其緊急，否則，沒(méi)有人會(huì )樂(lè )意提前完成任務(wù)。因為我們的大腦總是在尋找休息的時(shí)機，它會(huì )盡可能地占用所有可以占用的時(shí)間。

所以，如果一項任務(wù)需要2個(gè)小時(shí)，而你的安排是4個(gè)小時(shí)，那么大腦就會(huì )接收到這樣一個(gè)信息：這個(gè)任務(wù)可以慢慢做，不用急。它就會(huì )伺機要求休息。你可能會(huì )刷半天網(wǎng)頁(yè)，發(fā)一會(huì )兒呆，聊一會(huì )微信，直到時(shí)間差不多了才開(kāi)工。

反之，如果你安排的時(shí)間，比任務(wù)本身要求的時(shí)間短，大腦就會(huì )進(jìn)入”火力全開(kāi)”的模式——因為對于未來(lái)的預期告訴它，這個(gè)事情很急，如果放松的話(huà)，很可能完不成。

所以，為什么很多時(shí)候，我們最后一刻才開(kāi)工，結果并不比提前做來(lái)得差?原因就是，當我們提前做一件事情時(shí)，我們是沒(méi)有100%投入的——我們的大腦始終會(huì )有一個(gè)”不用急”的預期，這會(huì )大大降低它的專(zhuān)注力。

針對這一點(diǎn)，一個(gè)有趣的解決方法，就是：消除所有任務(wù)的”盈余時(shí)間”，給大腦一個(gè)嚴格和緊迫的預期。簡(jiǎn)而言之，如果一項任務(wù)要求2天完成，deadline是周五，那么，不妨安排在周三開(kāi)工，周五完成。并且告訴自己：

這項任務(wù)沒(méi)有任何盈余時(shí)間，一旦開(kāi)工了就必須全力以赴，否則無(wú)法如期完成，后果將非常嚴重。

在這樣的壓力和預期之下，你對于執行這項任務(wù)的動(dòng)力，就會(huì )大大提升。你會(huì )見(jiàn)縫插針地去尋找一切可以著(zhù)手的機會(huì )，會(huì )提前做好準備，會(huì )去優(yōu)化和縮短流程。有些追求高效能的人，會(huì )有一個(gè)習慣：將手表?yè)芸鞄追昼?。道理是一模一樣的。通過(guò)給大腦一個(gè)預期，降低大腦的懈怠和惰性。

這樣一來(lái)，不但可以保證按時(shí)完成任務(wù)，也可以節省下大量的時(shí)間。

最后，關(guān)于”減法思維”，提幾點(diǎn)需要注意的地方。

1. 了解自己的時(shí)間開(kāi)銷(xiāo)

這兩種做法，建立在同一個(gè)基礎上：對自己每天有哪些”硬性支出”，注意力能集中多長(cháng)時(shí)間，能有多少時(shí)間全力以赴，一清二楚。所以，對于時(shí)間管理，我的第一個(gè)建議就是：先想辦法理清楚自己的時(shí)間開(kāi)銷(xiāo)，做到了然于胸?？梢允褂靡恍〢PP(比如Hours)，也可以靠自己主動(dòng)的記錄、回想、監測，用數天到一兩周的時(shí)間，來(lái)建立自己的時(shí)間開(kāi)銷(xiāo)模型。

2. 合理安排待辦事項

如何讓自己自己的Todo List安排更加科學(xué)、緊湊?我在《高效管理時(shí)間的秘訣，就在于這三個(gè)清單》中，提到過(guò)我的”AFD方法”，推薦使用。這套方法，一方面可以將你的”整塊時(shí)間”和”碎片時(shí)間”共同高效利用起來(lái)，另一方面，也可以提高你對任務(wù)的分析和預判效果，做到胸有成竹。

3. 好的體能才能提高”減法”的上限

每天真正能夠利用的時(shí)間有多少?從某種程度上講，跟你的體能息息相關(guān)。體能較弱的人，會(huì )容易勞累，也會(huì )降低可利用時(shí)間的上限。無(wú)論什么方法，本質(zhì)上，都是在這個(gè)”上限”之內，進(jìn)行最優(yōu)配置而已。如果上限本身就很低，你能實(shí)現的效益，也沒(méi)有可能提高。所以，按時(shí)作息，注意飲食，多跑步，多鍛煉。

這比一切時(shí)間管理方法都管用。

Lachel，互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)理人，高效管理達人，知乎24萬(wàn)贊答主，LinkedIn / 36氪 / 插坐學(xué)院特約作者那么，你有過(guò)哪些”認知升級”的時(shí)刻呢?

原標題：總覺(jué)得時(shí)間不夠用?也許你需要這個(gè)思維方法