MBA職場(chǎng)：我知道你英文好，但是你真的會(huì )寫(xiě)郵件么？

       甚至這幾年過(guò)去，寫(xiě)過(guò)大大小小的論文，工作之后寫(xiě)過(guò)不少數據分析或者工作報告，每次寫(xiě)到big, this, a lot, good, but這些詞的時(shí)候，都會(huì )條件反射地刪掉重新寫(xiě)。

后來(lái)題目為什么改成這個(gè)呢？如果題目只是“藤校的英文寫(xiě)作課”，你覺(jué)得“哦就是講講寫(xiě)作的方法的嘛”，但是我發(fā)現寫(xiě)作和英文好壞沒(méi)特別大的關(guān)系，尤其是到了一定水平，大家的表達都挺地道的。

正好這幾天，有個(gè)在律所的師兄給我發(fā)了一段挺長(cháng)的英文郵件，說(shuō)你能幫忙看下這封郵件么？這封郵件是回復給國外的客戶(hù)的，我們在談報價(jià)，我想表達什么什么意思，但是好像對方總是誤解我們的意思，來(lái)來(lái)回回發(fā)了好幾封郵件了，還是沒(méi)說(shuō)明白這個(gè)事情。

聽(tīng)到這A還挺驚訝的，師兄在國外也念過(guò)書(shū)，英語(yǔ)非常好，邏輯性也是我認識的人中非常強的，為什么會(huì )遇到這樣的問(wèn)題？更驚訝的是，據說(shuō)律所有專(zhuān)門(mén)負責對外溝通交流的同事，也是沒(méi)把這事弄清楚。

看郵件的時(shí)候我大概有點(diǎn)數了，問(wèn)題真的不出在對方的英文水平高低，比如語(yǔ)法、時(shí)態(tài)、表達是否地道這些基礎概念上，而是表達所體現出來(lái)的思維還是中式的，所以別說(shuō)老外蒙圈了，我看了一遍也是一頭霧水，如果不是師兄和我解釋了半天background，我可能都不明白什么意思。

所以問(wèn)題是：我知道你英文好，但是你真的會(huì )寫(xiě)作么？

其實(shí)英文寫(xiě)作，除了小說(shuō)散文詩(shī)歌講究特定的寫(xiě)作技巧，大部分都非常簡(jiǎn)單，比八股文還八股文，尤其是職場(chǎng)上涉及到的郵件、報告，更是平鋪直敘，大白話(huà)白開(kāi)水一樣，講求效率，衡量的標準是clear and effective。

Clear指的是表達的信息夠清晰，不會(huì )產(chǎn)生歧義；Effective是指信息的有效性，給出的都是必要的，不廢話(huà)，不冗余。達到這樣標準的關(guān)鍵在于，寫(xiě)作的時(shí)候要有英文的思維方式，也就是人人都會(huì )說(shuō)的“用英語(yǔ)思考”，主要體現在句子順序，句子之間關(guān)系，語(yǔ)言運用這幾點(diǎn)上。

師兄的那封郵件，這幾方面都有所表現，A給出了一些建議，再改完之后就是一個(gè)比較清晰的版本了，可以很清楚地明白，律所是要干嘛，報價(jià)是怎么計算的，包括哪些服務(wù)，下一步對方要干嘛，有什么選擇。（以后如果失業(yè)了，我就靠這個(gè)吃飯好了，此處應有笑中帶淚的表情）

以前英文寫(xiě)作零零散散都有提到過(guò)（回復“英語(yǔ)”或“寫(xiě)作”查看相關(guān)文章）。不過(guò)這篇不會(huì )講怎么樣表達某個(gè)意思比較地道，因為大家肯定都有很多年的英語(yǔ)基礎在，這種問(wèn)題查查詞典就好了。

今天主要講郵件中、報告里，怎樣表達對方能看得懂。甚至我要分享的知識點(diǎn)你都懂，有的也在用，但是用的時(shí)候可能沒(méi)意識到為什么這樣用。沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)訓練、以及有意識的刻意練習，很難寫(xiě)出清晰的郵件，即使憑著(zhù)感覺(jué)寫(xiě)得出清晰的郵件，也說(shuō)不清為什么好，好在哪里。

這篇文章不會(huì )告訴你怎么一步步給自己的文章做手術(shù)，而是給你一把手術(shù)刀，教你怎么用手術(shù)刀，怎么審視文章背后的邏輯，然后自己就能大刀闊斧改文章了。之前的知識點(diǎn)或許就像一堆散開(kāi)的拼圖塊，而搞懂背后的這些大規律，就能夠把這些拼圖組合起來(lái)刷出the whole picture。

一. 句子順序

各類(lèi)英語(yǔ)考試中都有閱讀理解，大家肯定知道如何從原文中找信息。如果時(shí)間有限的話(huà)，讀開(kāi)頭結尾，時(shí)間再多一點(diǎn)的話(huà)，再看每一段的第一句和最后一句。

Introduction

Body (topic sentence+concluding sentence)

Conclusion

所以咧？所以寫(xiě)作時(shí)候就需要按照這樣的方式寫(xiě)啊。你肯定會(huì )說(shuō)這些我都懂啊。但是關(guān)鍵是很少有人真的做到這一點(diǎn)啊。大部分人在表達“老板我需要招人”的時(shí)候，還是會(huì )這樣寫(xiě)：

老板你好，今年我這邊新上的項目，項目可難了，花費精力和時(shí)間遠遠超出了我們之前的預期。我們有幾個(gè)人在做開(kāi)發(fā)，有幾個(gè)人在做測試，工作量和工作小時(shí)分配如下表，我們已經(jīng)完成了項目的30%，但是如果項目想在Q1上線(xiàn)的話(huà)，照目前的進(jìn)度我們可能只能完成70%，所以我希望能多招幾個(gè)人以完成之前我們設置的target。因為這個(gè)項目太blabla重要了，你知道的公司老大誰(shuí)誰(shuí)誰(shuí)也講了我們今年的戰略方向是這個(gè)，所以整個(gè)資源也都應該往這方面傾斜，您說(shuō)是不是？

看上去是不是很正常也很符合我們的閱讀習慣？按照事情發(fā)展順序和老板講了一大堆原因合情合理。老板再不給你招人就好像很沒(méi)人性一樣。

但是！你如果這樣發(fā)給一個(gè)外籍老板，他內心會(huì )很崩潰的。因為如果你把這當做閱讀理解來(lái)看的話(huà)，習慣性地就希望在第一句找到這一段話(huà)的主要意思和目的。老板看到這段文字的第一句，第一反應不是耐著(zhù)性子往下讀，而是心想“臥槽，這么重要的項目出事了？！”

直到讀到最后才明白，兜這么一大圈子你就是想要人嘛，想要人你早說(shuō)嘛，人來(lái)就能解決的事情還叫事情嗎，我還以為項目完不成呢。這種情況下，對方就會(huì )覺(jué)得你的英文寫(xiě)作不夠好。這就是兩種思維帶來(lái)的差異。

1. 英文寫(xiě)作最重要的就是，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，結論先行。尤其職場(chǎng)中發(fā)給老板的郵件和報告，就算不考慮寫(xiě)作習慣，站在老板的角度想的話(huà)，時(shí)間有限，也應該把重要的信息放在前面。

其他信息放后邊作為觀(guān)點(diǎn)支撐和信息補充，如果需要了解更多的話(huà)，細讀就好了，這點(diǎn)其實(shí)就體現了兩大標準中的effective。這下你知道，英語(yǔ)思維的話(huà)，以上應該按這樣的順序寫(xiě)：

老板你好，我希望能多招幾個(gè)人以完成之前我們設置的在Q1上線(xiàn)的target。原因如下：1. 項目花費精力和時(shí)間遠遠超出了我們之前的預期。我們已經(jīng)完成了項目的30%，照目前的進(jìn)度我們可能只能完成70%。目前我們有幾個(gè)人在做開(kāi)發(fā)，有幾個(gè)人在做測試，工作量和工作小時(shí)分配如下表。2. 這個(gè)項目太blabla重要了，你知道的公司老大誰(shuí)誰(shuí)誰(shuí)也講了我們今年的戰略方向是這個(gè)...

先不論后邊的信息如何組織或者加不加數字分隔，但是直接把結論擺在首句，既符合英文寫(xiě)作的習慣，也符合老板的閱讀習慣。時(shí)間有限的情況下，看第一句就夠了。

2. 除此之外，注意一段只表達一個(gè)主要意思/觀(guān)點(diǎn)，不要在一個(gè)觀(guān)點(diǎn)沒(méi)表達充分的時(shí)候急于加上新的觀(guān)點(diǎn)，新的觀(guān)點(diǎn)應該直接另起一段重新闡述。這和上一點(diǎn)是一脈相承的，也是為了信息的有效性。這樣就能在每一段的開(kāi)頭結尾直接get到這段的意思而不會(huì )遺漏，也不會(huì )覺(jué)得所有信息龐雜交織在一起讓人不知所云。

這點(diǎn)也是一說(shuō)都懂，但是明白不等于能做到，因為實(shí)際上這樣的表達，是要克服很大的表達慣性的。還是舉以上給老板寫(xiě)郵件的例子，如果既想表達要人，又要讓老板知道現在的項目進(jìn)展，至少有一半的人都會(huì )這樣寫(xiě)：

老板你好，我希望能多招幾個(gè)人以完成之前我們設置的在Q1上線(xiàn)的target。原因如下：項目花費精力和時(shí)間遠遠超出了我們之前的預期。我們已經(jīng)完成了項目的30%。這30%的內容包括項目的框架基礎搭建，競品分析，用戶(hù)分析等前期準備工作，這些工作在每一個(gè)重要時(shí)間節點(diǎn)的時(shí)候，都已經(jīng)和各合作方溝通過(guò)，之前和您review過(guò)，也拿到了市場(chǎng)部法務(wù)部財務(wù)部的審批。

照目前的進(jìn)度我們可能只能完成70%。目前我們有幾個(gè)人在做開(kāi)發(fā)，有幾個(gè)人在做測試，工作量和工作小時(shí)分配如下表。這個(gè)項目太blabla重要了，你知道的公司老大誰(shuí)誰(shuí)誰(shuí)也講了我們今年的戰略方向是這個(gè)...

以上橘色的部分告知項目進(jìn)展，根據英文的寫(xiě)作習慣，壓根就不應該出現在這里，應該另起一段專(zhuān)門(mén)介紹，也就是說(shuō)第一段就只談要人，第二段只寫(xiě)進(jìn)展。

雖然上個(gè)例子，形式上分成了兩段，貌似還挺清楚的，但是根本沒(méi)有做到“一段只表達一個(gè)意思”的標準，而是把信息強行割裂開(kāi)，用形式上的分段掩蓋了寫(xiě)作時(shí)的思維混亂，第一段同時(shí)混雜了要人和項目進(jìn)度兩方面內容，信息龐雜，思維混亂。

為什么容易出現這種情況？是因為中英文寫(xiě)作思維的不同。

中文的寫(xiě)作，很多時(shí)候是線(xiàn)性的，就是順著(zhù)一條思路一直說(shuō)下去，從A說(shuō)到B，從B聯(lián)想到C，層層遞進(jìn)，大家不會(huì )覺(jué)得理解上有難度，上文提到項目完成30%，順著(zhù)說(shuō)這30%包括哪些內容，覺(jué)得非常順。

但英文寫(xiě)作中，更多時(shí)候講究的是并行，你先把ABC點(diǎn)列出來(lái)，告訴大家，接下來(lái)我要分別闡述A、B、C三個(gè)方面的內容了，這三個(gè)方面往往也是各自獨立的，最好不要你中有我我中有你。

下圖可以表達出這個(gè)意思，所以知道了兩者區別，你就明白，如果我們用中文的思維帶入英文寫(xiě)作中，你的外籍老板就會(huì )再次崩潰，你到底要表達什么？因為對方的心理預期和你的不一樣??！

中文寫(xiě)作：A→B→C

英文寫(xiě)作：我要寫(xiě)ABC了→A

→B

→C

3. 另外，有些時(shí)候如果要分別闡述不同情況的話(huà)，把區分的標準寫(xiě)在句首，看起來(lái)會(huì )更加清晰有邏輯。比如以下兩種表達方式，如果是用英文寫(xiě)長(cháng)句的時(shí)候，第二個(gè)就更清楚。

A: We will charge by piece if you order less than 10; We will offer a package price if you order more than 10.

B: If you order less than 10 pieces, we will charge by piece; if more than 10, we will offer a package price.

第一種表達完全沒(méi)有問(wèn)題，但是實(shí)際工作中往往不像上面的例子這樣短一眼就能掃完，有時(shí)復雜一點(diǎn)的材料，需要好幾行英文才表述清楚。

二. 句子之間關(guān)系

工作中，報告、郵件的寫(xiě)作，往往對寫(xiě)作者的邏輯性有更高的要求，需要整合已知的大量碎片信息。加工處理時(shí)，我們往往會(huì )遵循一定的規則描述事件，比如時(shí)間順序、因果關(guān)系。

英語(yǔ)寫(xiě)作，其實(shí)就是句子之間關(guān)系的處理。句子之間的關(guān)系，無(wú)非就是“因果、條件、轉折、讓步、假設、比較、并列、承接”。

所以在寫(xiě)作中，信息的組合部署，可以遵循以上八種常用的表達句式，讓人很快明白一件事情的來(lái)龍去脈。例子還是拿之前文章的，涉及幾種句式關(guān)系：

因為我們上一個(gè)季度和XX公司的合作比較順利，（所以）他們打算和我們繼續簽訂下一個(gè)季度的合同，不過(guò)他們希望在XX條款上做一些修改。

另外，在之前的條件基礎上，如果我們能做到額外的A，他們將會(huì )給我們XX折扣；如果我們達到B，他們將會(huì )在XX折扣基礎上給我們更多的優(yōu)惠。（這里其實(shí)也體現了上文提到的，把區分的標準寫(xiě)在句首這一點(diǎn)。）

另外，在表達句子之間關(guān)系的時(shí)候，有兩點(diǎn)需要注意。

1. 不要隨意跳過(guò)或者忽略只有自己才明白的內容。

作者和讀者的信息量是不對等的，所以寫(xiě)作的時(shí)候，應該盡可能地表述完整信息。在幫別人改報告的時(shí)候，小A常常發(fā)現，有一些因果關(guān)系，直接變成了“果”，找不到“因”，這就會(huì )讓讀者覺(jué)得困惑。比如：

A：...老板我們預估不了大致的工作量...

B：...因為現在還沒(méi)收齊完各方回復，所以我們預估不了大致的工作量...

上述例子看上去有點(diǎn)不可思議對嗎？但這種例子確實(shí)大量存在。因為在上下文中，寫(xiě)出第一種句子是很自然的事情，作者會(huì )覺(jué)得前文可能已經(jīng)提到過(guò)了，這里你自己能夠推測出原因的嘛。

但實(shí)際上，我說(shuō)過(guò)，作者和讀者的信息量是不對等的，你知道不代表你的讀者知道，老板看到這里，或許能夠推測出原因，或許猜測不出原因，甚至猜別的原因：為什么預估不了？是你水平不夠嗎？是你經(jīng)驗不夠嗎？因為你信息給的不夠準，不是唯一，所以對方會(huì )產(chǎn)生理解分歧。

2. 連接詞要表達真實(shí)存在的邏輯關(guān)系，不要亂用。

很多時(shí)候中文里我們用的連接詞，實(shí)際上并不是在講真正的邏輯，只是用于句子連貫，這種情況下，如果直譯成英文，就不太合適。舉個(gè)不是很極端的例子，and和but：

A：（中文）我在網(wǎng)站上看到這個(gè)職位的信息不太全面，但是我真的很想知道具體的...

B：（英文）我在網(wǎng)站上看到這個(gè)職位的信息不太全面，and I'd really love to know the detailed information about...

中文表達模式中，前后兩句話(huà)，邏輯上并不是強烈的轉折關(guān)系，也不是沖突大的敘述；這里的“但是”更多的是強調想了解的語(yǔ)氣，起到一種連接的作用。

但英文寫(xiě)作中，連接詞是要體現真實(shí)的思維邏輯的，前后既然是接續關(guān)系，用and就更加合適，but則用在強烈的沖突或轉折中，比如：烤鴨好吃，但烤雞好難吃。

這個(gè)例子其實(shí)不是很極端，因為即使英文用but這么寫(xiě)對方也能明白大致意思。但一些極端的情況下，連接詞亂用，表達出來(lái)的意思就會(huì )非?；靵y。這就是為什么有時(shí)候，我們自己看覺(jué)得意思很清楚能夠理解，但是老外卻覺(jué)得內容confusing。

用接續詞的時(shí)候，需要多考慮一下，你確定用得沒(méi)問(wèn)題嗎？小A是常常寫(xiě)了一長(cháng)封郵件，又掉頭回去把連接詞改的改刪的刪。

三. 語(yǔ)言運用

寫(xiě)郵件、報告時(shí)，語(yǔ)言運用要盡量簡(jiǎn)潔準確，用盡可能少的語(yǔ)言表達清晰，信息不重復不冗余，細化具化，必要的時(shí)候輔以數字。

1. 簡(jiǎn)潔：信息不重復不冗余。

中文里為了加強語(yǔ)氣會(huì )有大量的修飾語(yǔ)。英文中，一些詞本身如果已經(jīng)包含了這個(gè)意思的話(huà)，修飾語(yǔ)則不必重復，加上則畫(huà)蛇添足，顯得冗余，比如老板說(shuō)，今年行情不錯嘛，我們明年的目標是，翻10倍！你和同事抱怨說(shuō)：真是不切實(shí)際的幻想??！

A：What an impractical illusion!

B：What an illusion!

英語(yǔ)中，在表意已經(jīng)清楚的情況下，無(wú)需重復，illusion本身就已經(jīng)有“不切實(shí)際”的意思了，所以不必再加上impractical。同樣，比如有同事私下八卦，某個(gè)已婚的同事有婚外情，直接說(shuō)has affairs就好，不必再加上outside his own marriage, 因為affair本身就已有這個(gè)意思，無(wú)須贅述。英文中有很多類(lèi)似的詞語(yǔ)，檢查的時(shí)候也要注意下這方面。

2. 準確：細化具化，輔以數字。

回到開(kāi)頭提到的，雖然這么多年過(guò)去了，但寫(xiě)作時(shí)候遇到一些詞，小A還是會(huì )條件反射返回去刪掉換成別的詞，和當時(shí)上的寫(xiě)作課分不開(kāi)。

當時(shí)胖胖的寫(xiě)作老師，不允許我們在文中用“big, this, a lot, good”類(lèi)似的詞，每篇文章寫(xiě)完之后，都要用word查找功能把這幾個(gè)詞給搜一遍，全部用其他詞替換掉，替換的方式就是要細化、具化。比如this指什么，寫(xiě)出來(lái)，this shows that，什么情況表現了什么，寫(xiě)出來(lái)。

剛開(kāi)始當然是很痛苦的，而且當然也懷疑過(guò)這樣練習的有效性，畢竟一篇8頁(yè)的文章里不出現一個(gè)this基本是不可能的。但這種看似有點(diǎn)矯枉過(guò)正的方法，確實(shí)能夠讓大腦形成一種條件反射，以至于每寫(xiě)出一個(gè)這樣的詞的時(shí)候就拷問(wèn)一下自己，是否能夠有更好更精準的表達，久而久之，就形成了這種更加細化具化的表達思維。

在職場(chǎng)中寫(xiě)英文郵件、報告，除了以上，還需要盡可能地用數字表達。huge, extremely, a lot, significant, 這些量化的詞如果單獨使用，看起來(lái)會(huì )非?？梢?，不具有說(shuō)服力，直接換成對應的數字，30%, 50%, 量化程度。這一點(diǎn)每一個(gè)職場(chǎng)人士應該都有最基本的sense。

四. 其他

這一部分和寫(xiě)作技巧關(guān)系不是很大，太細不太好歸入以上幾大類(lèi)中。一些是A自己的總結，一些是better not的建議，但也不是說(shuō)完全就不能用。

1. 根據讀者/目的量體裁衣

遵循重要的放前邊說(shuō)這個(gè)規則，把這點(diǎn)放在第一條。這條其實(shí)是在寫(xiě)郵件和寫(xiě)報告中，動(dòng)手之前需要思考的第一個(gè)問(wèn)題。

讀者是誰(shuí)：是你直屬老板嗎？還是你老板的老板？亦或是大老板？

目的是什么：了解項目進(jìn)展？還是某一環(huán)節出現的問(wèn)題？還是常規匯報呢？

不同的讀者，背景知識不一樣，決定了文章中部署信息的多少。不同的目的，決定了你如何去寫(xiě)。比如直屬老板對項目的細節了解程度肯定要超過(guò)大老板，寫(xiě)給大老板的匯報和寫(xiě)給直屬老板的匯報就不一樣；解釋分析某一環(huán)節的問(wèn)題，和常規匯報的內容肯定也不一樣。

寫(xiě)報告的時(shí)候，要根據讀者和目的的不同，量體裁衣。

2. 段落之間篇幅盡量平衡。

雖然英語(yǔ)論文中這一部分要求相對嚴格，比如開(kāi)頭結尾不能過(guò)長(cháng)，大致是中間主體任意一個(gè)段落的二分之一；但職場(chǎng)郵件和報告中，不必太拘泥，篇幅段落看上去視覺(jué)比較平衡就好，避免一些極端的情況，比如第一段十行，下一段就一行。

3. And, But大寫(xiě)放在句首最好避免。

語(yǔ)法上沒(méi)有錯，甚至有人專(zhuān)門(mén)在知乎上用學(xué)術(shù)論文規范討論過(guò)這個(gè)問(wèn)題，一句兩句也難以說(shuō)清楚原因。傳統的看法認為不可以，即No conjunction can start a sentence，但現在這么寫(xiě)的也不在少數，反正這么有爭議的事情，A是不會(huì )去用的。

4. 正式的郵件、報告中，避免用縮寫(xiě)?？s略詞另說(shuō)。

比如It's, I'd, We've?？s略詞的話(huà)，比如某個(gè)項目有簡(jiǎn)稱(chēng)，出現第一次的時(shí)候寫(xiě)全稱(chēng)，出現第二次的話(huà)用大寫(xiě)縮略詞即可。

5. 區分書(shū)面語(yǔ)、口語(yǔ)、俚語(yǔ)。

You know, God knows, kick the bucket 這類(lèi)都不適合出現在正式的書(shū)面語(yǔ)中。如果把握不好一些詞語(yǔ)的使用范圍，多查一查總沒(méi)錯的。

6. 寫(xiě)完整的句子。使用拼寫(xiě)檢查。

不是隨意在一個(gè)地方加句號就叫一個(gè)完整的句子了。（這里好想加個(gè)哭笑不得的表情）郵件或者報告寫(xiě)完，至少使用拼寫(xiě)檢查查一遍拼寫(xiě)錯誤。

五. 寫(xiě)在最后

有人問(wèn)，我觀(guān)察過(guò)很多文章，發(fā)現有的文章并不是那么嚴謹？包括文章結構，用詞，泛泛的詞比如你提到的good, a lot，或是句首就用大寫(xiě)的And, But之類(lèi)的呀？

當然是這樣，不同類(lèi)型的文章有不同的寫(xiě)法，正式與不正式的文體也會(huì )有所區別，我也常?？吹郊~約時(shí)報知名的專(zhuān)欄作家句首就用大寫(xiě)的And。這本來(lái)就很正常，每個(gè)人都有每個(gè)人的寫(xiě)作風(fēng)格。

但學(xué)的時(shí)候，剛開(kāi)始還是要學(xué)general practice一些最基礎的規范，練熟了以后才能收放自如地應用，慢慢形成自己的語(yǔ)言風(fēng)格。就像學(xué)口語(yǔ)一樣，剛學(xué)的時(shí)候肯定還是希望學(xué)RP或者GA稍微標準化的，時(shí)間長(cháng)了之后才會(huì )去模仿自己喜歡的演員口音，沒(méi)有聽(tīng)說(shuō)誰(shuí)上來(lái)就要直接學(xué)某個(gè)口音。

六. 題外

這篇文章從構思到寫(xiě)完，修修補補花了好幾天，翻了不少以前上課的筆記還有教課的課件，也回憶了很多好玩的事情。以上是小A的一些心得總結，希望能夠幫助到你重新審視職場(chǎng)中的英文郵件、報告寫(xiě)作。