EMBA關(guān)注：學(xué)會(huì )“敏捷管理法”團隊效率提升8倍

微信、京東、華為、通用電氣、Twitter、FBI一致采用“敏捷管理法”，尤其是張小龍特別推崇。有的企業(yè)工作效率居然能改善8 倍，這就是方法的革命性所在。

“Scrum 之父”薩瑟蘭博士提到一個(gè)詞為“沖刺”，也意味著(zhù)一種“時(shí)間限制”。它能讓人產(chǎn)生一種緊張激烈的感覺(jué)，集中全部精力，任何人不得干擾任務(wù)。而每日例會(huì )則是檢查和挑戰團隊工作進(jìn)度，打消員工之間的相互依賴(lài)性，促使他們主動(dòng)想辦法解決問(wèn)題。第三種方法則是改變人們對時(shí)間的看法，每個(gè)沖刺都是新機會(huì )。

為什么有些團隊可以改變世界，其他的團隊卻深陷平庸呢?優(yōu)秀團隊的特質(zhì)是什么?最重要的是，我們要怎樣才能復制這種特質(zhì)?世界優(yōu)秀公司最卓越團隊具備的特質(zhì)有這三種。

?1. 超越尋常。他們具有希望超越尋常的目標。

?2. 自主性。這種團隊有能力決定如何開(kāi)展工作。

?3. 多功能。這些團隊具備完成項目的所有技能。

那么如何建立一個(gè)具有遠大目標、善于自我組織的學(xué)習型團隊呢?有沒(méi)有一套簡(jiǎn)單的規則可以締造卓越團隊呢?

張小龍在微信領(lǐng)導力大會(huì )上談到：“關(guān)于敏捷管理，我特別希望大家能夠多去做一些嘗試，我們今天可以想一些與眾不同的點(diǎn)子。我們很快把它上線(xiàn)了，然后可以去驗證，如果不對就下線(xiàn)，如果還有改進(jìn)余地，下個(gè)星期再去改它。這是一個(gè)能夠持續實(shí)現你的想法的過(guò)程。”

張小龍特別推崇的“敏捷管理法”，是微信團隊從成立初期就堅定使用的管理方法，也是提升團隊效率的重要方法。有幾個(gè)具體的可操作方法如下：

◤ 沖刺：集中全部精力，任何人不得干擾

20 世紀90 年代初期，麻省理工學(xué)院的新發(fā)明不斷涌現。他們的速度之快可以歸功于一個(gè)新規定。每3 個(gè)星期，每個(gè)團隊必須向同事們展示自己的工作成果。這是公開(kāi)展示，任何人都可以過(guò)來(lái)觀(guān)看。如果展示的成果不實(shí)用就會(huì )斃掉這個(gè)項目。通過(guò)這種方式，學(xué)生們不得不迅速做出新東西，而且最重要的是，他們可以通過(guò)成果展示立即獲得反饋意見(jiàn)。

回想一下你做過(guò)的很多項目。在項目完工前幾乎不會(huì )得到任何反饋意見(jiàn)，要等好幾個(gè)月甚至好幾年才能得到反饋。你可能完全做錯方向，卻絲毫沒(méi)有察覺(jué)，這無(wú)異于大肆浪費自己的人生。在商業(yè)中，這可能決定成敗。

因此，當我組建第一個(gè)Scrum團隊時(shí)，我的團隊便開(kāi)始了我們所說(shuō)的“沖刺”。之所以稱(chēng)作“沖刺”，是因為這個(gè)說(shuō)法能讓人產(chǎn)生一種緊張激烈的感覺(jué)。我們打算在一段較短的時(shí)間內集中全部精力，做出點(diǎn)成果，然后停下來(lái)，回頭審視一下成果如何。

公司的白板上貼滿(mǎn)了Scrum團隊最常見(jiàn)的東西：便箋紙。白板劃分為幾個(gè)欄目：待辦事項、在辦事項、完成事項。在每一個(gè)沖刺周期內，該團隊成員都會(huì )在便箋紙上寫(xiě)下自己本周內能夠完成的事項，然后貼到“待辦事項”那一欄。

在接下來(lái)的一周內，等到任務(wù)開(kāi)始執行時(shí)，相應的便箋紙就會(huì )被轉移到“在辦事項”欄，完成之后，再轉移到“完成事項”欄。在任何時(shí)刻，任何一位成員都能清楚地知道其他成員正在忙什么。如果制造出來(lái)的東西客戶(hù)沒(méi)法使用，那就不能轉移到“完成事項”欄。

沖刺周期經(jīng)常被稱(chēng)為“時(shí)間限制”。其時(shí)間跨度是固定的，必須具有一致性，你不能把一個(gè)周期設為一周，下一個(gè)周期卻設為三周。必須設置固定的節奏，每個(gè)人都知道自己能在一個(gè)固定期限內完成多少工作。通常來(lái)講，他們自己都會(huì )為完成的工作量感到驚訝。

一旦一個(gè)團隊決定要完成某些任務(wù)，那么這些任務(wù)就鎖定了，任何人都不能再給他們增加任務(wù)。干預和擾亂團隊只會(huì )大幅放緩團隊的工作進(jìn)度。

在第一個(gè)Scrum團隊中，我們把沖刺周期設定為4 周。但在第一個(gè)沖刺周期快要結束時(shí)，我們覺(jué)得自己的工作進(jìn)度不夠快。如果方法得當，我們可以做更多的事情。我學(xué)到了一個(gè)不錯的方法：每日例會(huì )。

◤ 每日例會(huì )：檢查和挑戰團隊工作進(jìn)度

Scrum主管，也就是負責執行流程的人，每天會(huì )詢(xún)問(wèn)團隊成員三個(gè)問(wèn)題：

?1. 你昨天做了什么去幫助團隊完成沖刺?

?2. 今天你打算做什么來(lái)幫助團隊完成沖刺?

?3. 什么因素阻礙了團隊的前進(jìn)之路?

如果在Scrum管理下，會(huì )議時(shí)間超過(guò)15 分鐘，那就說(shuō)明開(kāi)會(huì )的方法存在問(wèn)題。這樣做的意義就在于讓整個(gè)團隊清楚地知道在這一個(gè)沖刺周期內各項任務(wù)的進(jìn)展狀況。所有任務(wù)都能按時(shí)完成嗎?有沒(méi)有機會(huì )幫助其他團隊成員克服障礙?團隊的一切任務(wù)都是自主決定、自主完成的，也不需要向上司做詳細的匯報。管理層的人或其他團隊的人只要來(lái)到白板前，看看上面的幾個(gè)板塊，就會(huì )清楚地知道每項任務(wù)的進(jìn)度如何。

Scrum主管需要把團隊內部的溝通情況全部記錄下來(lái)，包括誰(shuí)和誰(shuí)溝通、信息流向哪里以及沒(méi)有流向哪里等等。這類(lèi)記錄手法可以用來(lái)找出團隊成員溝通的瓶頸，可以用來(lái)確定誰(shuí)擁有的信息最多。“溝通飽和度”越高，也就是每個(gè)人對每件事知道的信息越多，那么團隊做事的速度也就會(huì )越快。

問(wèn)題在于，如果一個(gè)人有某個(gè)特定的頭銜，那么他就傾向于只做與該頭銜匹配的事情，而且會(huì )想方設法維護該頭銜賦予他的權力，他往往會(huì )把特定的知識隱藏起來(lái)，不與團隊其他成員分享。

正是由于這個(gè)原因，我取消了所有的頭銜。大家要齊心協(xié)力完成工作，每個(gè)人都只是團隊的重要成員。每一天團隊的所有成員都要聚在一起開(kāi)會(huì )，討論他們的工作進(jìn)展情況。這樣一來(lái)，團隊就有機會(huì )團結起來(lái)，應對挑戰。

在敏捷管理下，公司召開(kāi)每日例會(huì )有一定的規則。

第一個(gè)規則就是，每一天會(huì )議召開(kāi)的時(shí)間是固定的。每個(gè)成員都要出席。如果有人不出席，溝通就進(jìn)行不下去。團隊要保持統一的節奏。

第二個(gè)規則是開(kāi)會(huì )時(shí)間不能超過(guò)15 分鐘。我們希望會(huì )議直截了當，直擊重點(diǎn)。如果某件事情需要進(jìn)一步討論，那就先記錄下來(lái)，在每日例會(huì )結束之后再做進(jìn)一步討論。之所以這么做，就是為了用最少的時(shí)間，討論出最易于付諸實(shí)踐的、最寶貴的信息。

第三個(gè)規則是每個(gè)人都要積極參與。每個(gè)人開(kāi)會(huì )時(shí)都要站起來(lái)，不要坐下。這樣就會(huì )促使每個(gè)人積極交流，持續傾聽(tīng)他人的看法。這樣還有助于縮短會(huì )議時(shí)間。

一旦找出問(wèn)題，就必須立即予以解決。我想打造的團隊必須是雄心勃勃的，每日例會(huì )結束后這個(gè)團隊要知道當天需要完成哪些重要任務(wù)。有的團隊成員也許會(huì )說(shuō)某個(gè)任務(wù)可能需要花費一天的時(shí)間才能做完，而另一個(gè)團隊聽(tīng)到之后，可能知道如何幫助他在一個(gè)小時(shí)內做完。我希望我的團隊在會(huì )議結束之后會(huì )說(shuō)一些諸如“我們一起搞定它”“我們一起做”之類(lèi)的話(huà)。團隊必須擁有創(chuàng )造卓越的雄心。

我對大大小小的團隊的講話(huà)都是這樣的：“你們真的想永遠這樣糟糕下去嗎?你們的人生動(dòng)力就是這樣嗎?這是一個(gè)選擇的問(wèn)題，你們知道，你們可以不必是這個(gè)樣子。” 一個(gè)團隊必須發(fā)自?xún)刃南Ｍ麆?chuàng )造卓越。

◤ 改變看法：每個(gè)沖刺都是新機會(huì )

從第三個(gè)沖刺周期開(kāi)始，這樣的改善就定格在Scrum中了。Scrum方法就是為了達到這種效果。在某些案例中，我發(fā)現一些紀律性非常強的團隊的工作效率居然能改善8 倍。這就是方法的革命性所在。你可以用更少的成本、更快的速度去做更多的事情，也就是事半功倍。要知道，不僅從工作角度來(lái)看時(shí)間是寶貴的，而且你的生命也是由時(shí)間組成的，浪費時(shí)間其實(shí)就是一種慢性自殺。

Scrum的一個(gè)重要意義就是改變你對時(shí)間的看法。實(shí)行沖刺和每日例會(huì )一段時(shí)間之后，你就不會(huì )再把時(shí)間看成一支徑直飛向未來(lái)的箭，而是從周期性的視角去看待時(shí)間。每一個(gè)沖刺，都是一個(gè)開(kāi)啟全新任務(wù)的機會(huì )。每一天，都是尋求改善的好機會(huì )。任何致力于Scrum方法的人都會(huì )珍惜每一分、每一秒，將其視為呼吸和生命循環(huán)的一個(gè)周期。

敏捷的意義是打消相互依賴(lài)性，促使他們主動(dòng)想辦法解決問(wèn)題。在很多項目中，大量時(shí)間都浪費在了等待上，一個(gè)環(huán)節必須等另一個(gè)環(huán)節完成之后才能開(kāi)展。我們要把所有人集合到一起，讓他們迅速討論出如何才能像一個(gè)團隊一樣合作。他們不再是各有一套技能的個(gè)體，而是一個(gè)努力把整個(gè)項目的“待辦事項”便箋移到“完成事項”欄目下的團隊。

想想你自己的工作。由于等待他人完成工作，由于等待某個(gè)信息，或者由于你試圖同時(shí)完成太多工作，你浪費了多少時(shí)間呢?或許你愿意整天以低效的方式去工作，但我寧愿選擇去旅游。