工作又快又輕松的人，是如何節省時(shí)間的？

      我想， 這些場(chǎng)景，你一定經(jīng)歷過(guò)。在一堆文件夾中來(lái)來(lái)回回、進(jìn)進(jìn)出出，花了半小時(shí)就為了找一個(gè)文檔;每天接收到大量文件，久而久之，硬盤(pán)迅速被占滿(mǎn)，想清理卻不知道從何入手;記下一段有用的信息，過(guò)兩天要用的時(shí)候卻忘了放在哪里，導致丟三落四，不得不多次返工……這些現象，最主要的原因，是因為缺乏工作的條理性。

日本作家泉正人在《超級整理術(shù)》一書(shū)中，提到過(guò)：據研究，一個(gè)現代商務(wù)人士，一天中會(huì )接觸到大約 190 條信息;一年中花在找東西上的時(shí)間，大約是 150 小時(shí)。

什么是信息呢?跟工作相關(guān)的一切資料，都是信息。小到一段與同事的對話(huà)，一個(gè)無(wú)意間提到的需求，一篇文章，一個(gè)吉光片羽的靈感，大到一份文檔，一個(gè)表格，一份方案，都是一條信息。

每一次工作的執行，就是對信息的處理。要么是把信息作為執行對象(寫(xiě)方案、填表格)，要么是作為輔助資料(鏈接、文章等)，要么是對工作有用，需要在某個(gè)環(huán)節補充進(jìn)來(lái)，納入思考的(某個(gè)靈感、需求、BUG、注意點(diǎn)等)。

但實(shí)際工作中，許多人對信息的管理，是相當薄弱的。

我見(jiàn)過(guò)很多這樣的情況：跟新人交待一件事情，內容比較多，他頻頻點(diǎn)頭稱(chēng)是，卻沒(méi)有任何動(dòng)作。不得不示意他：記下來(lái)吧，要點(diǎn)太多了，會(huì )記不住的。

好一些的情況，會(huì )主動(dòng)拿便簽、記事本記下來(lái)。但這種也有個(gè)問(wèn)題，交待的事情如果不是當天要辦，過(guò)了兩天，經(jīng)常就找不到信息記錄在哪里了，只得反復跑過(guò)來(lái)詢(xún)問(wèn)。更有甚者，直接忘了這回事，被指出之后才一臉恍然大悟：對喔，我忘了。

這就會(huì )導致，日常工作中，大量的時(shí)間和精力，都耗費在這些無(wú)意義的事情上面 —— 來(lái)回找信息，溝通，返工。

許多人的工作效率，就這樣被一點(diǎn)點(diǎn)蠶食掉。

如何解決這個(gè)問(wèn)題呢?

這就需要在工作中，建立一套信息處理體系。

我將其稱(chēng)為「工作信息流」體系。

一個(gè)典型的「工作信息流」是什么樣的?

大抵上，如下圖所示：

舉幾個(gè)簡(jiǎn)單的場(chǎng)景：

產(chǎn)品經(jīng)理開(kāi)發(fā)一個(gè)產(chǎn)品之前，可能會(huì )把一些想法發(fā)到幾個(gè)種子用戶(hù)群里，讓種子用戶(hù)幫忙做評判、出主意;有時(shí)候，還要做一個(gè)簡(jiǎn)單的問(wèn)卷，讓他們幫忙填寫(xiě)。這個(gè)過(guò)程可能會(huì )持續幾周，那么，這幾周里面的群聊天記錄、填寫(xiě)的問(wèn)卷，就是「可能用到的信息」。

下一步，產(chǎn)品經(jīng)理需要做一個(gè)需求列表，把大家希望具備的功能列出來(lái)，再讓開(kāi)發(fā)去實(shí)現。這個(gè)時(shí)候，前面這些聊天記錄和問(wèn)卷回饋，就變成了「正需要用到的信息」—— 因為列表的完成，必須參考這些記錄。當然，做好的列表，也歸在這其中。

等產(chǎn)品上線(xiàn)了，進(jìn)行下一個(gè)版本的更新，這時(shí)前面這些文件，就成了「已經(jīng)用完的消息」。

這就是一段工作信息流的完整流程。

可以看到，如果沒(méi)有做好信息流管理的話(huà)，就可能導致很多問(wèn)題產(chǎn)生。

比如，沒(méi)有把聊天記錄保存起來(lái)，在列功能需求時(shí)，就很容易忘記參考大家提的意見(jiàn)，漏了幾項重要功能沒(méi)寫(xiě)。導致上線(xiàn)版本的效果，遠遠低于預期。

再比如，做一個(gè)活動(dòng)方案，可能需要引用大量?jì)热?。如果沒(méi)有管理好信息，就要打開(kāi)幾十個(gè)標簽頁(yè)，一堆 Excel 文檔，一堆 Word 文件，翻微信記錄、郵件……且不說(shuō)在這里搜尋和整理資料的時(shí)間，光是翻來(lái)覆去查找這些文件，就浪費了不知道多少時(shí)間。

那么，如何建立自己的「工作信息流」呢?

下面，從收集、處理和歸檔三方面，詳細講述。

一、概述

整套「工作信息流」體系，最好是 以「項目」為核心。

什么是項目?一個(gè)時(shí)間段內，通過(guò)一系列任務(wù)，最終完成一個(gè)獨立的產(chǎn)出，就是一個(gè)項目。簡(jiǎn)而言之，寫(xiě)一篇約稿，是一個(gè)小項目;策劃一個(gè)線(xiàn)上活動(dòng)，是一個(gè)大一點(diǎn)的項目;開(kāi)發(fā)一款APP，是一個(gè)更大的項目。

每一個(gè)項目，都有著(zhù)自己的「工作信息流」。這樣，當你著(zhù)手去執行項目的時(shí)候，才能最快地知道：我有哪些信息可以用?有哪些資料需要參考?有哪些任務(wù)需要完成。

我們不妨以「策劃一個(gè)線(xiàn)上活動(dòng)」為一個(gè)項目，來(lái)詳細講解這套「工作信息流」體系。

二、收集

工作信息流，最核心的，就是把所有信息收集起來(lái)，在自己需要的時(shí)候，能夠第一時(shí)間拿到手，進(jìn)行處理。

那么，針對我們的項目，可能獲取信息的方式，有這么幾個(gè)：

1. 用電腦的場(chǎng)景

假設我要為某品牌策劃一場(chǎng)線(xiàn)上活動(dòng)，那么，當我瀏覽網(wǎng)頁(yè)的時(shí)候，可能會(huì )得到哪些方面的信息呢?

某平臺發(fā)布的行業(yè)報告 —— 也許可以用在策劃方案里，說(shuō)服客戶(hù);

某友商做過(guò)的活動(dòng)案例和 H5 頁(yè)面 —— 也許可以用來(lái)參考;

某個(gè)專(zhuān)業(yè)網(wǎng)站對前者的評論和分析 —— 先存著(zhù)，做方案時(shí)可以拿來(lái)對比;

或者，自己突發(fā)奇想的某個(gè)靈感 —— 趕緊記下來(lái)，后面再去好好思考、研究;

……

這些信息，我會(huì )用印象筆記，將它們全部聚合在同一個(gè)位置，便于在使用時(shí)迅速聚焦。

如何收集呢?

1)事先在印象筆記中新建一個(gè)筆記本，叫做 Inbox，用來(lái)作為收集箱;

2)遇到任何有價(jià)值的信息，用印象筆記的全局熱鍵，新建一條筆記;

3)粘貼如下內容：需要收集的信息，來(lái)源網(wǎng)址，自己的想法和批注;

4)在「標簽」處打上項目名，如「XX品牌活動(dòng)」，便于檢索。

于是，這條信息，就已經(jīng)被完整地收納進(jìn)來(lái)了。

其他場(chǎng)景，諸如收到新郵件、用微信 PC 端聊天，也是一樣的。復制，新建筆記，粘貼，加標簽，完成。將所有信息，全部聚合在同一個(gè)地方，后面再慢慢去篩選和整理。

2. 用手機的場(chǎng)景

用手機的場(chǎng)景，大多數，不超出這三種情況：微信聊天，面對面對話(huà)，拍照。

分情況講：

1)微信聊天：用微信作為同步和中轉的平臺。先長(cháng)按所有需要保存的信息，多選，再合并轉發(fā)給自己。后面用電腦時(shí)，登錄微信PC端，等內容同步過(guò)來(lái)，再轉移到印象筆記里即可。

2)面對面對話(huà)：這種情況，直接在印象筆記中新建一頁(yè)，選擇錄音，將對話(huà)的內容錄下來(lái)即可。后面如果需要快速識別，可以用登錄PC端，將音頻「另存為」導出，再用訊飛聽(tīng)見(jiàn)轉換即可(付費服務(wù))。

3)拍照：這種就很簡(jiǎn)單，拍完，進(jìn)入印象筆記，新建筆記，將圖片嵌進(jìn)去即可。

3. 文件傳輸

這種是最常見(jiàn)的情況。

碎片化的信息，用印象筆記收納很方便。整塊的文件、文檔，怎么處理呢?

我的建議是：建立一套規范體系，將文件存放在硬盤(pán)里，再連接到筆記中。

團隊內部的文件，可以用億方云或堅果云進(jìn)行協(xié)作，省去文件傳輸的步驟。

舉個(gè)例子：我做完方案初稿，需要給 CEO 看一下，直接在本地文件夾打開(kāi)，修改，關(guān)閉，等待后臺自動(dòng)同步完成。然后微信戳一下 CEO，告訴他「方案搞定了，你有空看一下」。等他有空的時(shí)候，直接打開(kāi)他電腦上的文件，閱讀，把批注寫(xiě)在里面，關(guān)閉。后臺同步。我這邊就能看到他的意見(jiàn)了。

微信收到文件，也是一樣的：點(diǎn)擊下載，下載完后，點(diǎn)右上角分享，分享給億方云或堅果云 APP，選擇保存的位置即可。

這里要提一下，文件保存和命名的規范。

很多人的習慣是把文件丟在桌面，等到桌面滿(mǎn)了，再去慢慢清理。這樣一來(lái)不好看，二來(lái)無(wú)論查找、整理，都非常費時(shí)費力。如果沒(méi)有命名的習慣，那更是災難 —— 不要覺(jué)得自己能記住，過(guò)兩天很多人就記不住了。

規范的做法是什么?是確定一套文件管理體系，每一次收到文件，都放到固定的位置上，做好命名。這樣一來(lái)就非常清晰，需要什么文件，到相應的位置去找就好。

一套文件管理體系，需要包含哪些內容呢?

1)儲存：

通用的做法，是按項目來(lái)劃分文件夾。比如，在D盤(pán)中新建一個(gè)「XX品牌活動(dòng)項目」的文件夾，在其下再建立「會(huì )議紀要」「方案」「報告」等子文件夾，把所有相關(guān)文件分門(mén)別類(lèi)集中起來(lái)。

2)命名：

推薦的命名方式，是「日期_文件名_版本號」，比如：

170720_活動(dòng)社媒推廣方案_4.1

這樣，不用打開(kāi)，也能大致了解文件內容。

3)版本管理：

養成一個(gè)好習慣：任何文檔，打開(kāi)第一頁(yè)，先新建一個(gè)表格，將每一次的修改記錄，清清楚楚地記下來(lái)。包括：

最新版本，修改日期，修改人，修改提要，修改原因。

如：4.1，170720，Alan，P1/12/13/15 加批注。

這樣的好處，是讓對于文檔的每一次修改，都有據可查。出了什么問(wèn)題，有任何混淆，都能立刻找到相應的負責人，并澄清原因。

以上所有方式，如果你喜歡輕便、跨平臺，建議用印象筆記;如果你只在電腦上處理事情，用Onenote 也可以。

養成上述習慣，堅持踐行，就能高效、清晰地收納好每一條信息，避免時(shí)間的重復和浪費。

三、處理

當我們真正開(kāi)始處理項目的時(shí)候 —— 比如說(shuō)，開(kāi)始著(zhù)手做一份詳盡的執行方案 —— 除了眼前的 PPT，還會(huì )有許多需要參考和思考的信息。比如各種搜集到的數據、各種縈繞在腦海里的問(wèn)題、各種報表、參考案例……

它們可能來(lái)自于多條筆記，也可能來(lái)自于不同文件夾下的多個(gè)文件，那么，怎么保證把它們集中到一起，避免遺漏呢?

你需要建立一個(gè)「工作臺」。

工作臺，顧名思義，就是把所有「需要用到的信息」全部擺在面前，等待自己去處理。

具體做法是：

1)在印象筆記 / Onenote 中建立一個(gè)筆記本，命名為「工作臺」;

2)執行某個(gè)項目時(shí)，在「工作臺」中新建一頁(yè)筆記，用項目名命名;

3)將所有項目相關(guān)的內容，全部記入工作臺。

具體需要記錄哪些內容呢?主要有下面幾部分：

有哪些問(wèn)題需要思考?

目前的進(jìn)度和障礙是什么?

所有可能用到的資源是什么?

著(zhù)重講講第三部分。

這一塊，主要是筆記和文件。前者很簡(jiǎn)單，用標簽篩選、筆記內鏈均可;

后者，如果是Onenote 的話(huà)，可以插入文件鏈接，用鏈接的方式打開(kāi)文件，比較方便;印象筆記的話(huà)，可以直接用文字描述，以免遺漏。

這樣一來(lái)，無(wú)論任何時(shí)候，只要打開(kāi)這頁(yè)「工作臺」，就能對整個(gè)項目的狀況 —— 做到哪里，該做什么，還需要做什么 —— 一目了然。

下一步，當你梳理好工作臺上面的問(wèn)題，找到了解決的方式，就要將「問(wèn)題」轉化為「行動(dòng)」。

這一步，建議用滴答清單來(lái)完成。

用滴答清單列出所有的「行動(dòng)」，執行后，再回到工作臺，將結果記下來(lái)，方便后面查找。

這個(gè)「工作臺」，就是你對于這個(gè)項目的「外部大腦」。所有關(guān)于項目的資料、信息，所有需要處理的原材料，全部放在這里。將你的大腦騰空，讓它有更多的資源和空間去思考。

四、歸檔

最后一步，就是將已經(jīng)執行完畢的項目，進(jìn)行歸檔處理。

每一個(gè)項目，勢必都會(huì )產(chǎn)生大量的文件。如果放任它們存放在硬盤(pán)里的話(huà)，很快就會(huì )占滿(mǎn)空間。如果刪掉，又擔心后面要用到。該怎么辦呢?

最好的辦法，是儲存在云端。

這一步，推薦用 Google 的云端硬盤(pán)來(lái)完成。

操作也很簡(jiǎn)單。打開(kāi) Google 云端硬盤(pán)，登錄，點(diǎn)擊新建-上傳文件夾，選擇你希望上傳的文件夾，靜待上傳完成。(可以在「設置」中勾選：將上傳的文件轉換成 Google 編輯器格式。后面打開(kāi)時(shí)會(huì )比較快)

完成后，將本地文件刪掉，輕松搞定。

如果不方便用 Google，也可以試試國內的服務(wù)，比如騰訊微云。

這里再科普一下「網(wǎng)盤(pán)」和「同步盤(pán)」的區別：

前者是將內容上傳到云端，你在本地的操作，不會(huì )影響云端，比如 Google云端硬盤(pán)、百度網(wǎng)盤(pán);

后者是在本地同步生成一個(gè)文件夾，你在這個(gè)文件夾里面的所有操作，都會(huì )同步到所有地方，包括云端。比如億方云、堅果云。

千萬(wàn)別混淆兩者，不然你的文件就真的沒(méi)了。

當然，在將文件上傳之前，別忘了進(jìn)行復盤(pán)。將整個(gè)項目中的教訓、經(jīng)驗和有用的數據保留下來(lái)，儲存在印象筆記里，作為下一次項目「可能用到的文件」，參與新的工作信息流。

最后，用一張圖，來(lái)闡明整個(gè)流程吧。